Privacy Notice
Effective date: 25 September 2026
1. Who controls your information
1.1 Harper Elite Sdn. Bhd., Company No. 202101017677 (1417977-V), and its related companies operating under the Westwood Clinic and AM Westwood Clinic names (Westwood, we, us) control personal data for the services they provide. The relevant outlet company is identified on your invoice or registration form. Harper Elite Sdn. Bhd.’s registered address is UG-23, PJ Midtown, Jalan Kemajuan, Seksyen 13, 46200 Petaling Jaya, Selangor. Privacy requests, including requests for our Data Protection Officer, may be sent to info@westwoodclinic.my.
2. Information we collect and its sources
2.1 We may collect your name, identity and contact details; appointment and purchase details; health history, symptoms, medicines, allergies and previous treatments; clinical notes and photographs; payment and invoice details; messages and call records through WhatsApp, email and phone; and Website, device, cookie and usage data. Payment card details may be handled by our payment processor rather than stored by us.
2.2 We collect data from you, a parent or guardian where relevant, our clinicians and staff, referring professionals, service providers, public sources where lawful, and your use of the Website. Please tell us if information you supplied changes.
3. Why we use information and what you must provide
3.1 Identity and contact details are required to identify you, arrange appointments, communicate about care, issue invoices and meet legal record duties. If they are not supplied, we may be unable to book or provide a service.
3.2 Health information and relevant clinical photographs are required where needed to assess suitability, obtain informed consent, provide safe care, keep medical records and follow up. If essential health information is withheld, a clinician may be unable to proceed. Clinical photographs that are not clinically necessary are voluntary. Photographs taken for records only form part of your medical record. We will use clinical photographs only for purposes permitted by applicable law and professional rules. Where a further use is permitted, we will first obtain separate, specific written consent for that purpose. Consent does not authorise a use prohibited by professional rules. This applies whether or not your identity is concealed.
3.3 Payment details are required to process payments for services and products bought at our clinics, prevent fraud and keep accounting records. If they are withheld, we may be unable to complete the transaction. Messages and feedback are used to respond to you, manage complaints and improve service. Providing optional feedback is voluntary.
3.4 Essential Website data is used to operate and secure the site. Optional analytics, advertising and behaviour tools are used only as described in section 6 and subject to your cookie choices. Marketing contact details and consent are voluntary. Declining or withdrawing marketing consent does not affect care.
4. Sensitive personal data and consent
4.1 Health information is sensitive personal data. We process it only with your explicit consent or where Malaysian law otherwise permits. We will seek a separate, recordable consent for clinical processing. Consent to care, any separate written consent for a further permitted use of clinical photographs under clause 3.2, and consent to optional cookies or marketing are separate choices. Consent does not authorise a use of clinical photographs prohibited by professional rules. Where consent is withdrawn, we will stop consent-based processing as required by law, but may retain or use records where another legal obligation or permitted exception applies. Withdrawal may prevent us from continuing care if essential information can no longer be used.
5. Who may receive information
5.1 We may disclose relevant information, only as needed and with appropriate safeguards, to related outlet companies; laboratories and specialists on referral; payment processors and, in a payment dispute, the bank or card issuer concerned (as limited below); IT, hosting and cloud providers; marketing and analytics providers for permitted activities; regulators, courts and authorities where legally required; and professional advisers such as lawyers, auditors and insurers. We do not sell your medical records. Clinical referrals and marketing disclosure remain subject to medical confidentiality and applicable consent requirements. For a payment dispute, we may provide the bank or card issuer with a redacted invoice showing only the transaction and payment information reasonably needed, and your signed payment acknowledgement. We will not disclose treatment details or other health information for that purpose unless you give explicit consent or disclosure is otherwise permitted by law.
6. Website tools and cookies
6.1 When you first visit the Website, a cookie consent banner (Complianz) lets you accept or reject non-essential cookies by category. Cookies that are strictly necessary to operate and secure the Website are used without consent where the law permits.
6.2 The following tools use optional cookies or advertising functions only after you consent in the relevant category, although the limited pre-consent operation described in clauses 6.3 and 6.4 may still process device or usage data. The tools and consent categories (statistics or marketing) are: Google Analytics 4, which measures visits; Google Tag Manager, which manages site tags; Google Ads and Meta Pixel (Facebook and Instagram), which measure and support advertising; and Hotjar, which helps us understand how the site is used. The OpenAI advertising pixel, which measures advertising, loads only after you give marketing consent. Where enabled, advertising pixels may use hashed contact details (for example, your email address or phone number) to match your activity on the Website with the advertising platform, and only after you give marketing consent.
6.3 We use Google Consent Mode. Before you consent, Google tags send cookieless signals with the consent status set to “denied”, and they do not set or read analytics or advertising cookies on your device. After you consent, they operate normally.
6.4 Microsoft Clarity helps us understand how the site is used. Before you give statistics consent, it runs without cookies. After you consent, it operates normally. Form inputs are masked so that what you type into forms is not recorded.
6.5 The WhatsApp chat widget lets you start an enquiry with us; messages you send through WhatsApp are also handled by WhatsApp under its own terms. Google Maps is used to show our outlet locations. The map loads only after you consent, and a placeholder is shown until then.
6.6 Once loaded, these tools may receive device identifiers, IP address, page events or information you choose to submit. You can change your choice at any time through the “Cookie Settings” link in the Website footer, and you can clear cookies in your browser. Withdrawing consent stops future optional tracking once the choice is applied but cannot undo processing already lawfully completed. Some browser settings may affect site functions.
7. Direct marketing
7.1 We send promotional messages only where permitted. You can opt out at any time using the message’s unsubscribe method or by emailing info@westwoodclinic.my. We will honour the request and may keep a minimal suppression record so we do not send further marketing. Opting out does not affect treatment or service messages.
8. Transfers outside Malaysia
8.1 Some cloud, messaging, analytics or payment providers may process data outside Malaysia. Where personal data is transferred abroad, we apply the conditions in the Personal Data Protection Act 2010 as amended and take appropriate steps such as assessing the destination and provider, contractual protections, access controls and secure transfer.
9. Retention and security
9.1 We keep data only as long as needed for the purposes above and applicable legal, clinical, tax and dispute obligations. Medical records, including clinical photographs, are kept for at least the period required by Malaysian healthcare laws and regulations, and for as long as reasonably necessary for your continuing care, for dealing with any complaint or legal claim, and to meet our legal obligations. Payment and accounting records are kept for at least 7 years, as required by Malaysian company and tax laws. Other personal data (such as marketing preferences) is kept until you withdraw consent or it is no longer needed for the purpose it was collected for. If you opt out of marketing, a minimal suppression record may be retained so that we do not contact you again. We then delete, anonymise or securely dispose of data unless another lawful reason requires retention.
9.2 We use reasonable physical, organisational and technical safeguards, including role-based access, staff confidentiality, secure storage and service-provider controls. If a personal data breach meets legal notification thresholds, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and affected individuals as required by the amended Act and applicable guidance.
10. Your rights and requests
10.1 Subject to the Act and lawful exceptions, you may ask whether we hold your data, request access and correction, withdraw consent, limit processing likely to cause damage or distress, prevent direct marketing, and request data portability where the amended Act provides for it. Privacy requests, including requests for our Data Protection Officer, may be sent to info@westwoodclinic.my or in writing to Harper Elite Sdn. Bhd. at UG-23, PJ Midtown, Jalan Kemajuan, Seksyen 13, 46200 Petaling Jaya, Selangor. We may reasonably verify your identity. A fee may be charged only where prescribed by law and will be disclosed first. We will respond within the period required by law, including the usual 21-day period for an access request or a lawful notified extension, or explain a lawful refusal.
11. Children and changes
11.1 Our services are intended for adults. We do not knowingly collect data from people under 18 except where a parent or guardian is involved and processing is lawful.
11.2 We may update this notice and post a new effective date. Where a change requires new consent or notice, we will provide it. Contact us at info@westwoodclinic.my or call +60 12-534 1120. Website: https://www.westwoodclinic.my.
Notis Privasi
Tarikh kuat kuasa: 25 September 2026
1. Pihak yang mengawal maklumat anda
1.1 Harper Elite Sdn. Bhd., No. Syarikat 202101017677 (1417977-V), dan syarikat berkaitannya yang beroperasi di bawah nama Westwood Clinic dan AM Westwood Clinic (secara bersama, Westwood, kami) mengawal data peribadi bagi perkhidmatan yang masing-masing berikan. Syarikat yang mengendalikan cawangan berkenaan dinyatakan pada invois atau borang pendaftaran anda. Alamat berdaftar Harper Elite Sdn. Bhd. ialah UG-23, PJ Midtown, Jalan Kemajuan, Seksyen 13, 46200 Petaling Jaya, Selangor. Permintaan berkaitan privasi, termasuk permintaan kepada Pegawai Perlindungan Data kami, boleh dihantar kepada info@westwoodclinic.my.
2. Maklumat yang kami kumpulkan dan sumbernya
2.1 Kami boleh mengumpulkan nama, butiran pengenalan dan hubungan anda; butiran janji temu dan pembelian; sejarah kesihatan, gejala, ubat, alahan dan rawatan terdahulu; nota dan gambar klinikal; butiran pembayaran dan invois; mesej dan rekod panggilan melalui WhatsApp, e-mel dan telefon; serta data Laman Web, peranti, kuki dan penggunaan. Butiran kad pembayaran mungkin dikendalikan oleh pemproses pembayaran kami dan tidak disimpan oleh kami.
2.2 Kami memperoleh data daripada anda, ibu bapa atau penjaga apabila berkaitan, doktor dan kakitangan kami, profesional yang membuat rujukan, penyedia perkhidmatan, sumber awam apabila dibenarkan oleh undang-undang, serta penggunaan Laman Web oleh anda. Sila maklumkan kepada kami jika maklumat yang anda berikan berubah.
3. Tujuan penggunaan dan maklumat yang wajib diberikan
3.1 Butiran pengenalan dan hubungan diperlukan untuk mengesahkan identiti anda, mengatur janji temu, berkomunikasi tentang rawatan, mengeluarkan invois dan memenuhi kewajipan penyimpanan rekod di bawah undang-undang. Jika butiran ini tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat membuat tempahan atau memberikan perkhidmatan.
3.2 Maklumat kesihatan dan gambar klinikal yang berkaitan diperlukan apabila perlu untuk menilai kesesuaian, mendapatkan persetujuan termaklum, memberikan rawatan yang selamat, menyimpan rekod perubatan dan membuat susulan. Jika maklumat kesihatan yang penting tidak diberikan, doktor mungkin tidak dapat meneruskan rawatan. Gambar klinikal yang tidak diperlukan untuk tujuan klinikal adalah pilihan. Gambar yang diambil semata-mata untuk tujuan rekod merupakan sebahagian daripada rekod perubatan anda. Kami akan menggunakan gambar klinikal hanya bagi tujuan yang dibenarkan oleh undang-undang dan peraturan profesional yang berkenaan. Jika penggunaan lanjut dibenarkan, kami akan terlebih dahulu mendapatkan persetujuan bertulis yang berasingan dan khusus bagi tujuan itu. Persetujuan tidak membenarkan penggunaan yang dilarang oleh peraturan profesional. Perkara ini terpakai sama ada identiti anda disembunyikan atau tidak.
3.3 Butiran pembayaran diperlukan untuk memproses bayaran bagi perkhidmatan dan produk yang dibeli di klinik kami, mencegah penipuan dan menyimpan rekod perakaunan. Jika butiran ini tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat menyempurnakan transaksi. Mesej dan maklum balas digunakan untuk menjawab pertanyaan anda, mengurus aduan dan menambah baik perkhidmatan. Pemberian maklum balas yang tidak diwajibkan adalah pilihan.
3.4 Data Laman Web yang penting digunakan untuk mengendalikan dan melindungi keselamatan laman. Alat analitik, pengiklanan dan pemerhatian tingkah laku yang bersifat pilihan digunakan hanya sebagaimana diterangkan dalam seksyen 6 dan tertakluk kepada pilihan kuki anda. Butiran hubungan dan persetujuan untuk pemasaran adalah pilihan. Keengganan memberikan atau penarikan balik persetujuan pemasaran tidak menjejaskan rawatan.
4. Data peribadi sensitif dan persetujuan
4.1 Maklumat kesihatan ialah data peribadi sensitif. Kami memprosesnya hanya dengan persetujuan nyata anda atau apabila undang-undang Malaysia membenarkannya. Kami akan mendapatkan persetujuan berasingan yang boleh direkodkan untuk pemprosesan klinikal. Persetujuan untuk rawatan, sebarang persetujuan bertulis yang berasingan bagi penggunaan lanjut gambar klinikal yang dibenarkan di bawah klausa 3.2, serta persetujuan untuk kuki pilihan atau pemasaran ialah pilihan yang berasingan. Persetujuan tidak membenarkan penggunaan gambar klinikal yang dilarang oleh peraturan profesional. Jika persetujuan ditarik balik, kami akan menghentikan pemprosesan yang berasaskan persetujuan sebagaimana dikehendaki undang-undang, tetapi kami boleh menyimpan atau menggunakan rekod apabila terdapat kewajipan undang-undang lain atau pengecualian yang dibenarkan. Penarikan balik persetujuan boleh menghalang rawatan diteruskan jika maklumat penting tidak lagi boleh digunakan.
5. Pihak yang boleh menerima maklumat
5.1 Kami boleh mendedahkan maklumat yang berkaitan, setakat yang diperlukan dan dengan perlindungan yang sesuai, kepada syarikat cawangan berkaitan; makmal dan pakar bagi tujuan rujukan; pemproses pembayaran dan, sekiranya berlaku pertikaian pembayaran, bank atau pengeluar kad berkenaan (tertakluk kepada had di bawah); penyedia IT, pengehosan dan awan; penyedia pemasaran dan analitik bagi aktiviti yang dibenarkan; pengawal selia, mahkamah dan pihak berkuasa apabila dikehendaki undang-undang; serta penasihat profesional seperti peguam, juruaudit dan penanggung insurans. Kami tidak menjual rekod perubatan anda. Rujukan klinikal dan pendedahan untuk pemasaran tetap tertakluk kepada kerahsiaan perubatan serta keperluan persetujuan yang berkenaan. Bagi pertikaian pembayaran, kami boleh memberikan kepada bank atau pengeluar kad invois yang telah disunting supaya hanya maklumat transaksi dan pembayaran yang munasabah diperlukan dapat dilihat, serta pengesahan pembayaran anda yang bertandatangan. Kami tidak akan mendedahkan butiran rawatan atau maklumat kesihatan lain bagi tujuan itu melainkan anda memberikan persetujuan nyata atau pendedahan itu dibenarkan oleh undang-undang.
6. Alat Laman Web dan kuki
6.1 Apabila anda melawat Laman Web buat kali pertama, sepanduk persetujuan kuki (Complianz) membolehkan anda menerima atau menolak kuki yang tidak penting mengikut kategori. Kuki yang benar-benar diperlukan untuk mengendalikan dan melindungi keselamatan Laman Web digunakan tanpa persetujuan apabila dibenarkan oleh undang-undang.
6.2 Alat yang berikut menggunakan kuki pilihan atau fungsi pengiklanan hanya selepas anda memberikan persetujuan dalam kategori yang berkenaan, walaupun operasi terhad sebelum persetujuan yang diterangkan dalam klausa 6.3 dan 6.4 mungkin masih memproses data peranti atau penggunaan. Alat tersebut dan kategori persetujuannya (statistik atau pemasaran) ialah: Google Analytics 4, yang mengukur kunjungan; Google Tag Manager, yang mengurus tag laman; Google Ads dan Meta Pixel (Facebook dan Instagram), yang mengukur serta menyokong pengiklanan; dan Hotjar, yang membantu kami memahami cara laman digunakan. Piksel pengiklanan OpenAI, yang mengukur pengiklanan, hanya dimuatkan selepas anda memberikan persetujuan pemasaran. Apabila diaktifkan, piksel pengiklanan boleh menggunakan butiran hubungan yang telah diproses menggunakan fungsi cincangan (contohnya, alamat e-mel atau nombor telefon anda) untuk memadankan aktiviti anda di Laman Web dengan platform pengiklanan berkenaan, dan hanya selepas anda memberikan persetujuan pemasaran.
6.3 Kami menggunakan Google Consent Mode. Sebelum anda memberikan persetujuan, tag Google menghantar isyarat tanpa kuki dengan status persetujuan ditetapkan sebagai “denied” (ditolak), dan tag tersebut tidak menetapkan atau membaca kuki analitik atau pengiklanan pada peranti anda. Selepas anda memberikan persetujuan, tag tersebut beroperasi seperti biasa.
6.4 Microsoft Clarity membantu kami memahami cara laman digunakan. Sebelum anda memberikan persetujuan statistik, alat ini beroperasi tanpa kuki. Selepas anda memberikan persetujuan, alat ini beroperasi seperti biasa. Input borang disembunyikan supaya apa yang anda taip ke dalam borang tidak direkodkan.
6.5 Widget sembang WhatsApp membolehkan anda memulakan pertanyaan dengan kami; mesej yang anda hantar melalui WhatsApp turut dikendalikan oleh WhatsApp di bawah terma WhatsApp sendiri. Google Maps digunakan untuk memaparkan lokasi cawangan kami. Peta hanya dimuatkan selepas anda memberikan persetujuan, dan paparan pengganti ditunjukkan sehingga itu.
6.6 Setelah dimuatkan, alat ini mungkin menerima pengecam peranti, alamat IP, peristiwa halaman atau maklumat yang anda pilih untuk hantar. Anda boleh menukar pilihan anda pada bila-bila masa melalui pautan “Cookie Settings” di bahagian bawah (footer) Laman Web, dan boleh memadamkan kuki dalam pelayar anda. Penarikan balik persetujuan menghentikan penjejakan pilihan pada masa hadapan selepas pilihan itu dilaksanakan, tetapi tidak membatalkan pemprosesan terdahulu yang telah dilakukan secara sah. Sesetengah tetapan pelayar boleh menjejaskan fungsi laman.
7. Pemasaran langsung
7.1 Kami menghantar mesej promosi hanya apabila dibenarkan. Anda boleh berhenti melanggan pada bila-bila masa melalui kaedah berhenti melanggan dalam mesej tersebut atau dengan menghantar e-mel kepada info@westwoodclinic.my. Kami akan menghormati permintaan itu dan mungkin menyimpan rekod pengecualian yang minimum supaya pemasaran tidak dihantar lagi. Berhenti melanggan tidak menjejaskan rawatan atau mesej berkaitan perkhidmatan.
8. Pemindahan ke luar Malaysia
8.1 Sesetengah penyedia awan, pemesejan, analitik atau pembayaran mungkin memproses data di luar Malaysia. Bagi pemindahan data peribadi ke luar negara, kami mematuhi syarat Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 sebagaimana dipinda dan mengambil langkah yang sesuai seperti menilai negara destinasi dan penyedia, perlindungan kontrak, kawalan akses dan pemindahan yang selamat.
9. Penyimpanan dan keselamatan
9.1 Kami menyimpan data hanya selama yang diperlukan bagi tujuan di atas serta kewajipan undang-undang, klinikal, cukai dan pertikaian yang berkenaan. Rekod perubatan, termasuk gambar klinikal, disimpan sekurang-kurangnya bagi tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang dan peraturan penjagaan kesihatan Malaysia, dan selama yang munasabah diperlukan bagi penjagaan berterusan anda, bagi menangani sebarang aduan atau tuntutan undang-undang, dan bagi memenuhi kewajipan undang-undang kami. Rekod pembayaran dan perakaunan disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun, sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang syarikat dan cukai Malaysia. Data peribadi lain (seperti pilihan pemasaran) disimpan sehingga anda menarik balik persetujuan atau sehingga data tersebut tidak lagi diperlukan bagi tujuan ia dikumpulkan. Jika anda berhenti melanggan pemasaran, rekod pengecualian yang minimum mungkin disimpan supaya kami tidak menghubungi anda lagi. Kemudian, kami akan memadamkan, menjadikan tanpa nama atau melupuskan data secara selamat melainkan terdapat sebab sah lain untuk menyimpannya.
9.2 Kami menggunakan langkah keselamatan fizikal, organisasi dan teknikal yang munasabah, termasuk akses mengikut peranan, kerahsiaan kakitangan, penyimpanan selamat dan kawalan ke atas penyedia perkhidmatan. Jika pelanggaran data peribadi memenuhi ambang pemberitahuan di bawah undang-undang, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan individu yang terjejas sebagaimana dikehendaki oleh Akta yang dipinda serta garis panduan yang berkenaan.
10. Hak dan permintaan anda
10.1 Tertakluk kepada Akta dan pengecualian yang sah, anda boleh bertanya sama ada kami menyimpan data anda, meminta akses dan pembetulan, menarik balik persetujuan, mengehadkan pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau tekanan perasaan, menghalang pemasaran langsung dan meminta kemudahalihan data apabila diperuntukkan oleh Akta yang dipinda. Permintaan berkaitan privasi, termasuk permintaan kepada Pegawai Perlindungan Data kami, boleh dihantar kepada info@westwoodclinic.my atau secara bertulis kepada Harper Elite Sdn. Bhd. di UG-23, PJ Midtown, Jalan Kemajuan, Seksyen 13, 46200 Petaling Jaya, Selangor. Kami boleh mengesahkan identiti anda secara munasabah. Fi hanya boleh dikenakan jika ditetapkan oleh undang-undang dan akan dimaklumkan terlebih dahulu. Kami akan menjawab dalam tempoh yang dikehendaki undang-undang, termasuk tempoh biasa 21 hari bagi permintaan akses atau lanjutan sah yang dimaklumkan, atau menjelaskan sebab penolakan yang sah.
11. Kanak-kanak dan pindaan
11.1 Perkhidmatan kami ditujukan kepada orang dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data daripada individu di bawah umur 18 tahun kecuali apabila ibu bapa atau penjaga terlibat dan pemprosesan itu sah.
11.2 Kami boleh mengemas kini notis ini dan memaparkan tarikh kuat kuasa baharu. Jika perubahan memerlukan persetujuan atau notis baharu, kami akan memberikannya. Hubungi kami di info@westwoodclinic.my atau telefon +60 12-534 1120. Laman Web: https://www.westwoodclinic.my.